首頁 保良局服務 文化服務 博物館文章 電子檔案

電子檔案
注意,將會開啟一個新視窗 列印

隨著科技的發展,檔案載體的種類亦增加了電子檔案類。電子檔案既為使用者帶來方便,亦為檔案管理及保存者帶來新挑戰。有鑑於此,保良局文物館同事積極參予各 項以「電子檔案」為主題的學術研究活動,以加深認識日漸增多的電子資訊和運用電子媒體的方法,茲略述曾參加以「電子檔案」為主題的活動概況:

(一) 「電子檔案:挑戰與回應」學術研討會

一 九九九年七月本局應香港檔案學會的邀請,合辦了一個名為「電子檔案:挑戰與回應」的學術研討會,在本局莊啟程大廈內舉行。是項活動乃該學會成立以來首次舉 辦,目的在加強社會人士對電子檔案的認識和重視。研討會主持人乃香港檔案學會會長夏其龍博士,主講者為香港特別行政區政府檔案局局長朱福強先生及該局歷史 檔案處高級助理檔案主任溫偉國先生,參加者逾七十人。

研討主題集中探討電腦科技帶給人類的種種問題,首先指出檔案是關連覑人(persons)以及人在其機構、社會、法律背景 (organizational, social, and legal context)下進行的公務(actions)。並分述:

(1) 檔案的構成成份:

1. 內容(content),包括文字、片語、數字及文句等(words, phrases, numbers and text, etc.);
2. 結構(structure),包括表格、標誌等(form, attributes, etc.);
3. 背景(context),檔案的法律及行政背景,包括信頭、簽名、編號等(letter head, signature, registration number, etc.)。

(2) 檔案必須具備的特質:

1. 可靠性(reliability/integrity),檔案的可靠程度是根據它的內容、結構、背景,以及建立的過程是否穩健而釐定;
2. 真實性(authenticity),這關連著檔案的形式(mode)、體裁(form)、傳遞方式(state of transmission)、維護及監管方法(manner of preservation and custody)等;
3. 能否用作交易的證據(serve as EVIDENCE of acts of transaction)。

(3) 檔案的功能︰

1. 管理的問責(management accountability);
2. 運作的持續(operational continuity);
3. 法律上的證據(legal evidence);
4. 災後的重建(disaster recovery);
5. 機構的資源(institutional memory)。

(4) 檔案從業員的責任︰

鑑定(identify)、維護(preserve)檔案,並使其可供運用(make available)。

(5) 檔案從業員經常遇到的問題︰

1. 檔案帶出的信息是什麼;
2. 檔案於何時及為何產生;
3. 檔案是由誰發出及發給誰;
4. 檔案怎樣發出;
5. 檔案與其他文件的關係;
6. 檔案的傳遞媒體;
7. 檔案的作用(functions)及與何工作計劃(programmes)有關。

(6) 過去的電子檔案︰

80年代辦公室自動化的興起,使很多文件電子化,但由於管理不完善及負責員工被辭退或流失,使檔案搜尋非常困難。因此,有政府部門及企業規定員工在建立電子文件的同時,必須將文件列印備份。

(7) 現在的電子檔案︰

電腦科技的普及發展,使人們可建立、修改、管理並刪除自己的電子文件,這在家裏自然是平常事,但倘發生在一個機構內卻是非常嚴重的問題。現時香港的機構及 政府部門,各人雖有自己的工作台,可利用電腦處理收發電子文件,卻沒有一套標準去維護它,這些文件,可能在日後會被刪除。

(8) 未來的電子檔案︰

香港政府正草擬法例,承認網上交易及數碼簽名(digital signatures)的法律效力,預計在未來一兩年可望通過。至於電子文件的收發服務,則由一法定機構﹙如郵政局﹚提供,並負責鑑證及管理電子文件,用戶可向有關機構登記,唯這服務只局限在商業用途,且仍在摸索的階段。

(二) 「電子檔案」專題研討會

一九九九年十一月國際檔案理事會東亞分會(EASTICA)假香港舉行第四屆全體會員大會,主題為「檔案鑒定及電子檔案的保存」。是日由Luciana Duranti教授(主持InterPARES計劃)和InterPARES研 究計劃的意大利研究小組主席,與出席者共同探討現時對研究「長期保存電子檔案的真確性」問題上的情況及成果。對產生、管理及貯存數碼資料等問題作出深入的 探討,並強調檔案是需要妥為保存,故電子檔案的真實性、還原性及可接受性是不容忽視的。至於檔案與電子檔案最大的分別為,前者在確保檔案的真實性、還原性 及可接受性時,只需要維持其最初的形態,保留原狀不變;後者則需要持續更新及定時轉換其貯存形態。

InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)是一個大型國際性研討計劃,目標是發展對永久保存電子檔案的真確性的理論和方法。

(三) 「深港滬檔案現代化保護技術研討會」

為探析現代檔案保護技術和科技發展帶來的檔案保護問題,深圳、香港和上海三地檔案館於本年6月12日至15日,在深圳市合作舉辦了「檔案現代化保護技術研討會」。負責籌備研討會的三地檔案館共邀請了46位專業人士參加,他們分別來自中國沿海城市的地方檔案館的人員,本局文物館館長廖元智亦應邀出席。

在討論有關最近開發的檔案復修技術的環節上,香港康樂及文化事務署文物復修組曾芝皓館長和廖慧沁二級助理館長分別介紹作如下:

(1) 國際上常用的照片修復和保存方法,例如以物理性方法、化學性方法、冷凍式、裝裱法、翻印和複製及數碼式修復法等,利用傳統方法配合電腦技術來保存及修復相片;

(2) 西方流行的紙張補洞修復技巧(Leafcasting),首先選定合適的填補材料,並精密地計算出缺口的面積及紙張的厚度,從而釐定出紙漿的用量,把需用的紙張攪碎至紙漿備用,而紙張補洞器基本上是一座可調較的真空吸水器,水流帶動紙漿緩緩地向洞口流去,把小洞填滿,準確地把數以千計的蟲咬破口在數分鐘內填補起來。

上海市檔案館陶碧雲副研究館員則介紹了該館利用一套與上海大學共同開發的「檔案圖文恢復系統」,運用電腦技術,為字跡和圖像褪化的檔案進行修復,此系統加快了檔案信息的數碼化進程,並搶救了珍貴的檔案內容。

針對保存特別載體檔案、照片檔案方面,深圳市檔案館區堅強主任科員介紹了該館在行政上的安排和設備配置,先把照片及早收集進館作保護的源頭,確保重要照片 完整齊備,防止重要照片的散失,並以完善的館務建設和設備配置,在技術上確保進館照片檔案受到安全的保護。

香港歷史檔案館溫偉國高級助理檔案主任則報告了西方檔案機構和學者近年在保護「電子檔案」和「聲像檔案」方面採用的策略、方法和成效,並展望未來的發展方向。指出保護電子檔案時,可分兩個層面:

(1) 實體和邏輯層面的保護:電子檔案在實體和邏輯保護之所以困難,很大程度上是源自於科技廢棄。假若不能解決新舊科技間的兼容問題,電子檔案的永久可利用性和可讀性便無法維持。故此,檔案人員必須從解決科技廢棄問題著手,以"複製"(copying)(即"更新媒體")、"再格式化" (reformatting)、"轉換"(conversion)和"系統遷移"(system migration),以減低科技廢棄所帶來的影響,從而達至實體上對電子檔案的保護。至於進行邏輯層面的保護,是指檔案館在接收電子檔案的同時,從移交機構一併接收所有關於產生、管理和使用檔案的文獻,並在接收檔案後,檔案人員建立適當程序來確保檔案能夠利用。

(2) 理解層面的保護:主要是指保存檔案真確性和確保檔案在記錄後是未有改動過的,以及檔案人員和利用者除了可以了解檔案的內容外,同時更可以知道檔案與檔案產 生者的關係、所涉及的公事過程、公事過程中所涉及的有關人員和相關檔案等。在資源許可、不會造成信息耗損和破壞檔案真確性的情況下,檔案人員應定期將檔案 複製至新的媒體或遷至新的技術平台,但在進行技術遷移後,仍應該保留原本檔案。

以上課題可讓檔案管理者更有效地運用日新月異的科技產品來保護歷史檔案,並了解如何解決在科技不斷發展下,檔案載體越趨多樣化和不穩定的問題。

( 2000年9月 )